Prévoté Logistique : "La digitalisation est cruciale pour l'avenir des 3PL."

L'externalisation logistique peut entraîner une perte de contrôle et de visibilité sur son stock, c'est un fait.

En cause ? Le manque voire l'absence de connectivité entre les outils informatiques utilisés par un chargeur (CMS, ERP) et ceux de son 3PL (WMS). La collaboration quotidienne est également compliquée, avec de nombreuses tâches manuelles à effectuer par les deux parties pour maintenir des données précises sur les stocks.

Pour mieux comprendre les défis quotidiens des professionnels de la logistique, Spacefill a accueilli une table ronde dans ses bureaux sur le sujet de la connectivité au service de la collaboration entre chargeurs et 3PL.

Deux intervenants ont répondu aux questions du public et partagé leur retour d’expérience sur l’utilisation de Spacefill : 

• Claire Isautier, directrice des opérations chez Bois Énergie Nord, une des plus grandes entreprises européennes de bois de chauffage.
• Laurent Ricaux, directeur général adjoint chez Prévoté, un des prestataires logistiques de Bois Energie Nord.
  

Découvrez ci-dessous leurs témoignages.

Comment fonctionnait votre processus de collaboration avant l'adoption de Spacefill ? Quelles étaient ses limites ?

Laurent Ricaux : Auparavant, notre utilisation du WMS était très basique : nous recevions les informations par e-mail de nos clients, puis nous les ressaisissions dans notre système. Cette méthode entraînait une gestion et une exploitation chronophages.

Pour pallier cette situation, nous avons d'abord mis en place un fichier Excel avec une macro, demandant à nos clients de le remplir afin de réduire la saisie manuelle. Cela a représenté une première étape pour diminuer cette charge administrative.

Cependant, nous avons rapidement réalisé qu'il fallait faire évoluer notre système. Nous avons décidé de déplacer une partie de cette charge vers nos clients, ce qui a suscité quelques réticences de leur part. C'est à ce moment que nous avons cherché une solution d'interconnexion pour faciliter ce processus, et c'est là que Spacefill est intervenu.



Claire Isautier : Avant d'utiliser Spacefill, nous avions un processus où nous envoyions les données à Prévoté qui les copiait/collait dans leur WMS. Une fois cette étape franchie, nous attendions simplement la livraison de la palette sans avoir de retour d'information.

Cependant, lorsque nos clients, représentant 95 % de notre clientèle, nous appelaient pour signaler qu'ils n'avaient pas été livrés, nous étions souvent dans l'incapacité de leur fournir une explication satisfaisante. Cela entraînait des appels téléphoniques récurrents et une certaine frustration.

Quels ont été les gains d'efficacité apportés par Spacefill pour vos équipes ? 

Laurent Ricaux : Nous avons effectué une analyse pour évaluer les gains d'efficacité réalisés. Avant l'intégration de Spacefill, le processus complet, de la sortie de commande à son expédition, nous prenait environ 10 à 12 minutes, y compris la gestion des documents de commande et de transport.

Grâce à l'optimisation apportée par Spacefill, nous avons réussi à réduire ce délai à seulement 3 à 4 minutes. Cela représente une amélioration spectaculaire de 75 % selon nos équipes d'exploitation.



Claire Isautier : Grâce à Spacefill, nous avons désormais une visibilité accrue sur le processus logistique. Nous pouvons suivre le début de la préparation des commandes et détecter rapidement tout blocage éventuel.

Ainsi, si un client nous contacte pour signaler un problème de livraison, nous pouvons réagir de manière proactive. Si la commande est déjà en cours de traitement, nous informons le client qu'il sera rappelé dans les 48 heures pour convenir d'une nouvelle date de livraison. Cette réactivité accrue renforce notre relation client et nous permet de mieux gérer les retours d'information.

En entrée comme en sortie de stock, Spacefill permet l’affichage des statuts intermédiaires. Cette fonctionnalité permet de connaître l’état précis d’une commande dans l’entrepôt, et en définitive de mieux informer ses clients. 

L'implémentation de Spacefill a-t-elle eu un impact positif sur votre propre productivité ?

Claire Isautier : L'introduction de Spacefill a considérablement amélioré ma propre productivité en tant que directrice des opérations. Avant son implémentation, pour obtenir les données de clôture des stocks, je devais effectuer environ 20 appels téléphoniques et collecter autant de feuilles Excel différentes. Cette tâche était fastidieuse et chronophage, et comme vous pouvez l'imaginer, mon temps est précieux.

Maintenant, avec un simple clic, j'ai accès à mes stocks actuels et prévisionnels en temps réel.

Auparavant, la gestion de mes stocks était réactive. Je devais vérifier manuellement chaque détail et souvent demander des vérifications sur le terrain, ce qui prenait facilement une semaine pour obtenir des données précises. Cela limitait ma capacité à agir rapidement dans mes initiatives commerciales pour réduire les stocks.

Grâce à Spacefill, je gère désormais mes stocks de manière proactive. J'ai une confiance accrue dans les données que je visualise. De plus, les alertes automatiques mises en place via l'outil me permettent d'agir rapidement et avec certitude dès qu'une situation nécessite mon attention. En résumé, je suis en mesure de gérer mes stocks de manière beaucoup plus efficace, ce qui a un impact direct sur nos opérations et notre rentabilité.

Le tableau d'état des stocks de Spacefill permet d'obtenir une vision en temps réel sur son stock externalisé mais également de connaître son stock prévisionnel. 

Monsieur Ricaux, vos entrepôts sont multi-clients ? Si oui, est-ce que vous envisagez d'utiliser Spacefill pour l'ensemble de vos clients ? 

Laurent Ricaux : La réponse est oui. Ce ne sont que des sites multi-clients, nous n’avons pas de site mono-client. Nous envisageons de dupliquer Spacefill pour l'ensemble de notre clientèle, ou du moins pour certains types de clients.

J’ai de très gros clients qui eux ne veulent que de l’EDI. Et il y a des flux qui nécessitent de l'interfaçage EDI.

Mais pour la majorité d’entre eux qui sont des PME et qui sont notre base, il y a une vraie valeur ajoutée à se connecter à Spacefill.

Ça ne vous fait pas peur qu’une solution comme Spacefill puisse être une barrière à l’entrée pour un chargeur qui a l’habitude de travailler avec des fichiers Excel ?

Laurent Ricaux : C’est une question qu’on s’est posée, vous avez raison. Mais refuser le progrès et l’avancée pour ces raisons-là, ce n'est jamais une bonne solution. La digitalisation est cruciale pour l'avenir des 3PL. Il vaut mieux prendre des risques pour être performants.

Et après, cela reste de la relation humaine avec nos clients. Je pense qu'il est toujours préférable d'être qualitatif et transparent.