Connexion EDI vs plateforme de gestion 3PL : que choisir ?

À l’heure où le coût du transport ne cesse d’augmenter en France, l’externalisation logistique vers un tiers apparaît comme une solution avantageuse. Déporter son stock vers plusieurs entrepôts permet en effet de rapprocher la marchandise de sa clientèle, et donc de réduire les distances et les coûts de livraison. En travaillant avec un prestataire logistique (3PL), vous bénéficiez également de son expertise en exécution des commandes. Vous pouvez alors vous concentrer sur votre cœur de métier. 

Externaliser serait donc l’option parfaite ? 

Ce n’est pas si simple, car l'externalisation a le défaut de faire perdre contrôle et visibilité sur son stock. En cause : le manque, voire l’absence de connectivité entre les outils informatiques utilisés par un chargeur (CMS, ERP) et ceux utilisés son prestataire logistique (WMS). 

Deux solutions répondent à ce défi : la connexion EDI et une plateforme de gestion 3PL. Si la première est sans doute la plus connue et utilisée par les grands groupes commerciaux, la seconde offre davantage de flexibilité et de simplicité de mise en place. 

Quels sont les avantages et les inconvénients des deux solutions, et comment savoir laquelle est la plus adaptée à votre entreprise ? Spacefill fait le point.

Fonctionnement et avantages de l'EDI

Comment fonctionne l'EDI ?

“EDI” est un acronyme qui désigne l’échange de données informatisé entre deux entreprises. Concrètement, l’EDI permet de remplacer les échanges de documents papiers par des échanges de documents par voie électronique. 

Mais l’EDI n’est pas un simple échange de documents commerciaux scannés. L’échange de données se fait dans un format standard. Il faut s’imaginer une sorte de langage commun permettant à deux systèmes informatiques distincts de se comprendre.

Comment l’EDI est-elle utilisée entre un chargeur et son 3PL ?

L’EDI permet de connecter les systèmes informatiques utilisés par les deux parties : 

• L’ERP (Enterprise resource planning) d’un chargeur, utilisé pour son approvisionnement et sa gestion comptable.
• Le WMS (Warehouse management system) d’un 3PL, utilisé pour la gestion du stockage et des mouvements de stock dans ses entrepôts. 
  
  

Quels sont les documents transmis via l’EDI ?

Dans le cadre d’une externalisation logistique, de nombreuses informations doivent être transmises au quotidien entre un chargeur et son 3PL, notamment pour s’assurer de la disponibilité des produits et de leur bonne expédition vers les clients. 

Cet échange d’informations a lieu dans les deux sens, c’est-à-dire depuis l’ERP du chargeur jusqu’au WMS du 3PL, et inversement. 

• Base articles.
• Ordres de réception (approvisionnement).
• Ordres de préparation (commandes).

-Documents transmis du WMS à l'ERP :-

• Attendus de réception.
• Bons de préparation (confirmation).
• Etat de stocks.
• Inventaires.
  

Les avantages d’une connexion EDI

1. Meilleure visibilité sur le stock et les statuts

Grâce à l’EDI, tous ces documents sont échangés automatiquement entre les deux systèmes informatiques, et ce en quelques heures au lieu de plusieurs jours, voire semaines, comme c’est le cas avec des documents en format papier. 

En tant que chargeur, vous pouvez donc obtenir une visibilité en temps réel ou presque sur votre stock externalisé et connaître le statut des commandes (planifié, en cours, préparé, chargé, expédié, etc.) 

2. Augmentation de la productivité des collaborateurs

La connexion EDI permet un gain de temps considérable pour l’ensemble de vos collaborateurs et de ceux de votre 3PL, en éliminant les tâches manuelles qui génèrent des erreurs.

Prenons un exemple : comment le 3PL fait-il pour assurer l’exactitude des données sur votre stock externalisé ?

-Sans connexion EDI :-

• Les collaborateurs du 3PL effectuent régulièrement des inventaires manuels. 
• Ils vous les transmettent sous forme de tableaux Excel ou fichiers CSV. 
  
  

-Avec connexion EDI :-

• Les informations saisies en continu dans le WMS au moment des entrées et sorties de commandes vous sont transmises automatiquement.
• L’état des stocks est à jour dans un court délai et consultable depuis votre ERP.
  
  

3. Réduction des erreurs de saisie

Qui dit saisie manuelle dit aussi erreurs de saisie. Elles sont inévitables lorsqu’on traite manuellement un grand volume de données. 

Pourtant, ces erreurs sont loin d’être anodines ou sans conséquences. Les écarts de stock peuvent avoir un impact négatif sur votre chiffre d’affaires, et sur l’expérience client proposée à vos clients. 

Parmi les problèmes les plus récurrents, on peut citer : 

• des produits commandés par un client sont en réalité indisponible ;
• des produits sont affichés en rupture de stock sur votre site marchand alors que vous pourriez les vendre.
  
  

4. Diminution des coûts de traitement

Le dicton “le temps, c’est de l’argent” n’est pas un cliché en logistique. Le traitement d’une commande mobilise du personnel. Plus les tâches manuelles s’accumulent pour traiter une commande, plus le coût de la main d'œuvre sera élevé pour un 3PL, et ce coût vous sera en partie refacturé.

En automatisant certaines tâches, l’EDI permet de réduire les délais et coûts de traitement, et donne aux collaborateurs du 3PL l’opportunité d’effectuer des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Fonctionnement et avantages d’une plateforme de gestion 3PL

Comment fonctionne une plateforme de gestion 3PL ?

Une plateforme 3PL est un middleware, un intermédiaire de connexion entre deux systèmes informatiques. Une plateforme de gestion 3PL est pré-connectée à un ensemble de solutions logicielles (ERP, CMS, WMS), et transmet l’information en temps réel d’un système informatique à un autre. 

Quelle différence avec l'EDI ?

Une plateforme 3PL vous offre les mêmes avantages que la connexion EDI en termes de gains de productivité et de visibilité en temps réel sur votre stock externalisé. 

Pour comprendre la différence entre les deux solutions, imaginez deux interlocuteurs ne parlant pas la même langue. Ils doivent absolument trouver une solution pour communiquer. 

• Créer une connexion EDI serait l’équivalent d’apprendre un langage qu’aucun des deux interlocuteurs ne connaît.
• Utiliser une plateforme de gestion 3PL serait l’équivalent de passer par un traducteur qui connaît déjà les deux langues parlées par les interlocuteurs. 
  
  

Quels avantages par rapport à l’EDI ?

1. Le coût et la rapidité de mise en place

-Connexion EDI -

Que ce soit en interne ou de façon externalisée, une implémentation efficace de l’EDI nécessite la mobilisation de ressources importantes côté chargeur.

• Si le projet est mené en interne, il va demander une mobilisation longue et chronophage de vos équipes IT : une connexion EDI prend en moyenne de 3 à 6 mois à être opérationnelle.
• Si le projet est externalisé, le coût moyen d’une connexion EDI développée par un prestataire est aujourd’hui de 20 000 à 30 000 euros, auquel il faut ajouter chaque année environ 10 % du prix initial en “frais d'entretien” de la connexion pour assurer sa stabilité. 

Cela va sans dire que peu d'entreprises ont les moyens de financer un tel projet et de garantir son retour sur investissement.


-Plateforme de gestion 3PL-

Le délai pour commencer avec un logisticien via une plateforme 3PL va dépendre du degré d’intégration déjà existant avec les ERP et WMS utilisés. Chez Spacefill, il existe trois cas de figure : 

• Le 3PL lui-même est déjà connecté au réseau Spacefill via son WMS : vous obtenez un accès web sous 48 h.
• Le 3PL n’est pas connecté au réseau Spacefill mais le WMS qu’il utilise est pré-intégré à Spacefill : vous pouvez commencer à collaborer avec votre prestataire via la plateforme sous 3 à 4 semaines.
• Ni le 3PL ni le WMS ne sont connectés à Spacefill : la création d’un connecteur natif entre Spacefill et le WMS utilisé prend 6 à 12 semaines maximum.

Quel que soit le cas de figure, les délais sont donc beaucoup plus courts pour faire communiquer un ERP et un WMS et reprendre le contrôle sur votre stock externalisé.

Quid du coût d’un tel outil ? Spacefill propose une tarification à partir de 500 euros par mois et par entrepôt. 

2.  Une plus grande flexibilité

-Connexion EDI-

Une connexion EDI crée une dépendance forte à l’égard de votre prestataire logistique. Après un tel investissement, il est impensable de suspendre ou d’arrêter la relation de travail, même lorsque celle-ci génère des frustrations.

Le retour sur investissement de la mise en place d’une connexion EDI nécessite une relation de long terme avec un prestataire logistique. C’est donc un pari risqué.


-Plateforme de gestion 3PL-

Une plateforme de gestion 3PL est la définition même du “plug-an-play”. Chez Spacefill, nous sommes pré-connectés aux WMS les plus utilisés sur le marché, comme Stock-iT, Reflex, Pulpo, ou encore Akanea.

ll suffit donc en général de quelques semaines pour commencer à collaborer avec un nouveau prestataire logistique.

Cette flexibilité et rapidité de mise en place sont particulièrement utiles pour des entreprises en période de forte croissance, dont les besoins logistiques évoluent rapidement.

Alpagga, une marketplace spécialisée dans la vente de matériel de cuisine professionnel, a par exemple choisi Spacefill car nous offrons une solution permettant de s’installer rapidement dans un entrepôt externalisé à proximité d’une nouvelle zone de chalandise. 

3.  Une solution plus adaptée à une externalisation multi-prestataires

-Connexion EDI-

On dit que les échanges via EDI se font “de point-à-point”, c’est-à-dire directement entre les systèmes informatiques des deux partenaires commerciaux. C’est une solution robuste, mais qui a un défaut considérable :  il faut créer autant de connexions EDI qu’il y a de partenaires. 

La connexion EDI est donc une solution davantage adaptée aux chargeurs travaillant avec un seul 3PL, et qui centralisent l’expédition de leurs produits depuis un unique entrepôt.


-Plateforme de gestion 3PL-

A l’inverse, une plateforme de gestion 3PL est la solution idéale pour les chargeurs qui travaillent avec une multitude de 3PLs, ayant chacun un ou plusieurs entrepôts.

Au lieu d’investir dans plusieurs connexions EDI pour un retour sur investissement incertain, il vous suffit de souscrire à une seule solution logicielle pour vous connecter avec l’ensemble de vos 3PLs et de leurs entrepôts.

Il y a mieux : une plateforme de gestion 3PL comme Spacefill est pensée spécifiquement pour piloter sa logistique externalisée auprès de différents 3PLs ; la plateforme vous offre une vue d’ensemble optimisée sur votre stock multi-entrepôts. 




Une plateforme de gestion 3PL n’est pas qu’un intermédiaire de connectivité entre le WMS de votre prestataire et votre ERP, c’est également un outil de collaboration. 

Avec une plateforme de gestion 3PL, vous pouvez gérer en un seul lieu toutes vos opérations du quotidien avec vos prestataires : ordres de commande, prise de rendez-vous pour l’arrivée de la marchandise en entrepôt, etc. Le tout depuis un outil bien plus intuitif et moderne que la plupart des interfaces proposées par les ERP. 

Comment savoir si une plateforme de gestion 3PL est faite pour vous ?

Si vous travaillez avec un seul 3PL pour la gestion de votre stock externalisé, et n’avez besoin que de remontées d’informations automatisées entre son WMS et votre ERP, une connexion EDI peut vous correspondre. 

À condition toutefois d’avoir les moyens investir dans cette solution et d’être serein sur la longévité de la relation avec votre 3PL.

En revanche, si vous recherchez une solution capable qui soit un véritable outil de pilotage et de collaboration, vous devriez vous orienter vers une plateforme de gestion 3PL comme Spacefill. 

Plus vous travaillez avec de 3PLs, plus cette solution sera pertinente car elle a été pensée pour gérer des stocks dispersés dans de nombreux entrepôts. Chez Spacefill, nous accompagnons ainsi l’entreprise Bois Énergie Nord, qui pilote un stock externalisé dans 20 entrepôts, gérés par 12 prestataires différents. 

• Vous externalisez la totalité ou une partie de votre logistique ?
• Vous cherchez à améliorer votre collaboration avec vos prestataires ? 

Spacefill peut vous aider. Contactez notre équipe commerciale dès aujourd’hui et obtenez des conseils sur-mesure pour gérer votre stock externalisé.